BP1Step поможет наладить работу с внутренними нормативными документами организации (описаниями, регламентами, положениями): создать каталог документов, в котором вести карточки документов, отражающие статус и описание документа, к карточке документа можно присоединить файл документа, PDF-версия которого будет доступна для просмотра заинтересованным пользователям, а пользователи с определенными правами могут взять документ на редактирование.
Для согласования документа можно получить Лист согласования нужной формы.
Документ можно связать с директивами, на основании которых он разработан, это поможет найти все документы, которые нужно актуализировать при изменении директив.
Документ связан с процессами, которые он описывает или затрагивает.
Меняется внешняя среда, регуляторами и органами власти выпускаются новые нормативные документы.
Вы легко сможете найти ваши внутренние документы, которые необходимо доработать, когда заменяется одна директива на другую — у вас документы и директивы связаны друг с другом.
Менеджмент и персонал предприятия должен созреть для внедрения процессного подхода. Пройти этот путь можно самостоятельно или с привлечением внешних бизнес-консультантов. Но в сознании всех сотрудников должен укрепиться тот факт, что все вокруг - это процессы. Процессы со своими границами, целями, ресурсами, исполнителями, которые выполняют свои действия для достижения результата.
Уровень понимания процессной деятельности вырастет, когда Вы внедрите работу с процессами в повседневную деятельность, когда Вы будете требовать от сотрудников четкого исполнения требований, изложенных в документации процессов, когда сотрудники будут принимать микрорешения, учитываю цель процесса.
Любой сотрудник легко сможет увидеть все роли в процессах, исполнителем которых его назначили. По ссылкам можно перейти на описания процессов, их цель, документы и ресурсы.
Вы сможете легко вести учет входящей и исходящей корреспонденции, назначать ответственных, контролировать сроки исполнения.
Вы уже задумывались о наведении порядка в бизнес-процессах? Вы уже созрели для оптимизации процессов своего предприятия?
Мы предлагаем начать с малого - начните документировать текущее состояние, выяснять и осознавать процессы.
Вы всегда сможете ознакомиться со списком своих обязанностей и ролей, которые Вы исполняете, ознакомиться с актуальной документацией по процессам, в которых Вы участвуете.
Менеджмент и персонал предприятия должен созреть для внедрения процессного подхода. Вы должны пройти этот путь самостоятельно или с внешним бизнес-консультантом.
Начнете с малого - документирование текущий деятельности, малыми шагами постепенно приблизитесь к главному - приступите к улучшению и оптимизации процессов.
Несложно развернуть BP1Step. Это обычное Ruby on Rails web-приложение, которое вы самостоятельно установите. Вы можете использовать любую БД, которую поддерживает Ruby on Rails. Подробная инструкция по установке приведена в разделе Getting Started файла README
BP1Step помог наладить работу с внутренними нормативными документами организации (описаниями, регламентами, положениями): создать каталог документов, в котором ведутся карточки документов, отражающие статус и описание документа, к карточке документа можно присоединять файл документа, PDF-версия которого будет доступна для просмотра заинтересованным пользователям, а пользователи с определенными правами могут взять документ на редактирование.
Для согласования документа можно получить Лист согласования нужной формы.
Документ можно связать с директивами, на основании которых он разработан, это поможет найти все документы, которые нужно актуализировать при изменении директив.
Документ связан с процессами, которые он описывает или затрагивает
Менеджмент и персонал предприятия должен созреть для внедрения процессного подхода. Пройти этот путь можно самостоятельно или с привлечением внешних бизнес-консультантов. Но в сознании всех сотрудников должен укрепиться тот факт, что все вокруг - это процессы. Процессы со своими границами, целями, ресурсами, исполнителями, которые выполняют свои действия для достижения заданного результата.
Уровень понимания процессной деятельности вырастет, когда Вы внедрите работу с процессами в повседневную деятельность, когда Вы будете требовать от сотрудников четкого исполнения требований, изложенных в документации процессов, когда сотрудники будут принимать микрорешения, учитывая цель процесса
Очень важный момент - наладить учет входящей и исходящей корреспонденции. Можно настроить автоматическое создание писем, полученных из внешних систем электронного документооборота.
Письма хранятся вместе с приложениями - сканами, файлами.
Для каждого Письма назначается ответственный и исполнители, которые получают оповещение об этом по электронной почте. Каждый исполнитель может описать результат своей работы по данному письму.
Сроки исполнения контролируются системой, рассылаются оповещения о наступлении сроков исполнения. Имеется возможность получать еженедельный отчет для контроля руководителем.
В системе ведется учет договоров и контрагентов: сроки действия и статусы договоров, контакты и реквизиты контрагентов.
Задачи - это поручения исполнителям выполнить какую-то деятельность и отчитаться по ней в отчете по задаче. Имеются оповещения исполнителям, контроль сроков.
Группы связанных задач можно объединять в Требования, у которых есть цель и перечень мероприятий - задач.
Требования и Задачи могут создаваться из Писем или автономно.
Ни одна готовая система описания или исполнения бизнес-процессов не даст руководителю эффект волшебной палочки, внедрили - и все стало сразу работать классно и эффективно. Бизнес-процессы в организации должны достичь определенного уровня (сначала - документирование и регламенты, затем улучшение и оптимизация). Наш продукт поможет пройти эти первые шаги - это инструмент начального уровня, он бесплатен и прост, но он уже позволит начать выделять бизнес-процессы и улучшать ваш бизнес.
Идеальна организация, в которой топ-менеджеры понимают важность процессного подхода, они могут выбрать нужный инструмент и улучшать бизес-процессы. Но чаще приходится вместе со всеми сотрудниками проходить все уровни понимания: что такое процессы, какие у них цели, кто исполнители и чем они занимаются. Поэтому при внедрении процессного подхода нужен либо хороший административный ресурс, либо время, чтобы объяснять, убеждать, учить, пробовать.
Наша история начиналась примерно так же. У некоторой части сотрудников было понимание, что надо изменять что-то в организации. После изучения лучших практик сложилось понимание, что надо внедрять процессный подход. Ресурсы - немного свободного от основной деятельности времени и поддержка администрации.
Мы начали разработку приложения для документирования процессов и ресурсов [BP1Step](http://bp1step.ru) - Business Processes First step.
Мы начали в 2011 с составления каталога имевшихся документов: Инструкций, Положений, Описаний и т.п. Затем начали пытаться группировать их по процессам. Уже на этом этапе мы получили единый Каталог документов, где всегда можно было найти свежую версию документа, решить с ответственным за документ вопросы по его улучшению.
Договорились, что все вокруг нас - это процессы, у процесса есть цель и ресурсы, сотрудники исполняют действия, сгруппированные по ролям и достигают результата процесса. Проводили обучение сотрудников, делали Карточки процессов, выделяли процессы, роли и описывали это в BP1Step.
Договорились с руководством, что все служебные записки, приказы и распоряжения рассматриваются только с приложением Карточки процесса, где есть цель и краткое описание процесса. Все тексты таких распорояжений должны ссылаться на процесс и вносить изменения в процесс, уточняя или улучшая его.
При аттестации сотрудников требовали у них знания процессов, в которых они были исполнителями.
Было дикое сопротивление сотрудников, которые не хотели описывать свою деятельность. Отмазка - мы дико заняты и у нас нет времени. Было нежелание руководства наводить порядок, типа и так все работает.
Прогрессивные сотрудники организации понимали важность и полезность этой системы и проявляли инициативу для ее внедрения и улучшения процессов. Показательные случаи - человек ушел в отпуск, и если документации по его процессам не было - замещающим было очень непросто. Поэтому после выхода из отпуска нужно было описать все в системе. Зато стало проще вносить изменения - брали описание и правили его, а затем требовали исполнения. Появилось авремя и желание улучшать, оптимизировать процессы.
Расширили систему работой с входящей и исходящей корреспонденцией (Письма). Входящие письма поступали по разным каналам, в том числе в электронном с приложениями - файлами в форматах PDF, JPG, DOC и т.д.. Менеджер указывал исполнителей писем контролировал сроки исполнения. Отчеты попадали руководителям.
Начали вести в системе списки Задач, группируя их при необходимости в Требования. Задачи и Требования можно было создать из Входящего письма, назначить исполнителей и указать сроки. Система позволяля получать Перечень мероприятий в виде плана со сроками и ответственными и Отчет с комментариями исполнителей и фактическими сроками и действиями.
Объем доступа задается ролями, у пользователя может быть несколько ролей:
Требования к установке:
Ruby >= 2.6.3
Docker and Docker Compose
PostgreSQL
Стандартно разверните RubyOnRails приложение
$ git clone git@github.com:RobBikmansurov/bp1step.git
$ cd bp1step
$ docker-compose build
$ docker-compose run app bundle install
$ docker-compose run app rake db:create
$ docker-compose run app rake db:setup
$ docker-compose up
Now you can access the application with your browser on: http://localhost:3000