Начните наводить порядок в бизнесе

Сделайте первый шаг!

С чего начать?

Навести порядок с документами (регламентами)

BP1Step поможет наладить работу с внутренними нормативными документами организации (описаниями, регламентами, положениями): создать каталог документов, в котором вести карточки документов, отражающие статус и описание документа, к карточке документа можно присоединить файл документа, PDF-версия которого будет доступна для просмотра заинтересованным пользователям, а пользователи с определенными правами могут взять документ на редактирование.

Для согласования документа можно получить Лист согласования нужной формы.

Документ можно связать с директивами, на основании которых он разработан, это поможет найти все документы, которые нужно актуализировать при изменении директив.

Документ связан с процессами, которые он описывает или затрагивает.

Ведите учет нормативных требований

Меняется внешняя среда, регуляторами и органами власти выпускаются новые нормативные документы.

Вы легко сможете найти ваши внутренние документы, которые необходимо доработать, когда заменяется одна директива на другую — у вас документы и директивы связаны друг с другом.

Выделите и начните описывать процессы

Менеджмент и персонал предприятия должен созреть для внедрения процессного подхода. Пройти этот путь можно самостоятельно или с привлечением внешних бизнес-консультантов. Но в сознании всех сотрудников должен укрепиться тот факт, что все вокруг - это процессы. Процессы со своими границами, целями, ресурсами, исполнителями, которые выполняют свои действия для достижения результата.

Уровень понимания процессной деятельности вырастет, когда Вы внедрите работу с процессами в повседневную деятельность, когда Вы будете требовать от сотрудников четкого исполнения требований, изложенных в документации процессов, когда сотрудники будут принимать микрорешения, учитываю цель процесса.

Назначьте исполнителей ролей в процессах

Любой сотрудник легко сможет увидеть все роли в процессах, исполнителем которых его назначили. По ссылкам можно перейти на описания процессов, их цель, документы и ресурсы.

Ведите учет и контроль входящих и исходящих писем

Вы сможете легко вести учет входящей и исходящей корреспонденции, назначать ответственных, контролировать сроки исполнения.

Какие преимущества вы получите?

Руководитель

Вы уже задумывались о наведении порядка в бизнес-процессах? Вы уже созрели для оптимизации процессов своего предприятия?

Мы предлагаем начать с малого - начните документировать текущее состояние, выяснять и осознавать процессы.

Сотрудник

Вы всегда сможете ознакомиться со списком своих обязанностей и ролей, которые Вы исполняете, ознакомиться с актуальной документацией по процессам, в которых Вы участвуете.

Скептик

Менеджмент и персонал предприятия должен созреть для внедрения процессного подхода. Вы должны пройти этот путь самостоятельно или с внешним бизнес-консультантом.

Начнете с малого - документирование текущий деятельности, малыми шагами постепенно приблизитесь к главному - приступите к улучшению и оптимизации процессов.

Администратор, ИТ-специалист

Несложно развернуть BP1Step. Это обычное Ruby on Rails web-приложение, которое вы самостоятельно установите. Вы можете использовать любую БД, которую поддерживает Ruby on Rails. Подробная инструкция по установке приведена в разделе Getting Started файла README

Как это уже работает у нас

100 сотрудников, средний региональный банк

Документы

BP1Step помог наладить работу с внутренними нормативными документами организации (описаниями, регламентами, положениями): создать каталог документов, в котором ведутся карточки документов, отражающие статус и описание документа, к карточке документа можно присоединять файл документа, PDF-версия которого будет доступна для просмотра заинтересованным пользователям, а пользователи с определенными правами могут взять документ на редактирование.

Для согласования документа можно получить Лист согласования нужной формы.

Документ можно связать с директивами, на основании которых он разработан, это поможет найти все документы, которые нужно актуализировать при изменении директив.

Документ связан с процессами, которые он описывает или затрагивает

> 1300 документов
>250 директив
Процессы

Менеджмент и персонал предприятия должен созреть для внедрения процессного подхода. Пройти этот путь можно самостоятельно или с привлечением внешних бизнес-консультантов. Но в сознании всех сотрудников должен укрепиться тот факт, что все вокруг - это процессы. Процессы со своими границами, целями, ресурсами, исполнителями, которые выполняют свои действия для достижения заданного результата.

Уровень понимания процессной деятельности вырастет, когда Вы внедрите работу с процессами в повседневную деятельность, когда Вы будете требовать от сотрудников четкого исполнения требований, изложенных в документации процессов, когда сотрудники будут принимать микрорешения, учитывая цель процесса

350 процессов
>1000 ролей
> 300 ресурсов
Письма

Очень важный момент - наладить учет входящей и исходящей корреспонденции. Можно настроить автоматическое создание писем, полученных из внешних систем электронного документооборота.

Письма хранятся вместе с приложениями - сканами, файлами.

Для каждого Письма назначается ответственный и исполнители, которые получают оповещение об этом по электронной почте. Каждый исполнитель может описать результат своей работы по данному письму.

Сроки исполнения контролируются системой, рассылаются оповещения о наступлении сроков исполнения. Имеется возможность получать еженедельный отчет для контроля руководителем.

В системе ведется учет договоров и контрагентов: сроки действия и статусы договоров, контакты и реквизиты контрагентов.

более 12 тыс. писем (десятки ежедневно)
более 400 договоров
Задачи

Задачи - это поручения исполнителям выполнить какую-то деятельность и отчитаться по ней в отчете по задаче. Имеются оповещения исполнителям, контроль сроков.

Группы связанных задач можно объединять в Требования, у которых есть цель и перечень мероприятий - задач.

Требования и Задачи могут создаваться из Писем или автономно.

>700 задач

Немного о нашей истории

Начало

Ни одна готовая система описания или исполнения бизнес-процессов не даст руководителю эффект волшебной палочки, внедрили - и все стало сразу работать классно и эффективно. Бизнес-процессы в организации должны достичь определенного уровня (сначала - документирование и регламенты, затем улучшение и оптимизация). Наш продукт поможет пройти эти первые шаги - это инструмент начального уровня, он бесплатен и прост, но он уже позволит начать выделять бизнес-процессы и улучшать ваш бизнес.

Идеальна организация, в которой топ-менеджеры понимают важность процессного подхода, они могут выбрать нужный инструмент и улучшать бизес-процессы. Но чаще приходится вместе со всеми сотрудниками проходить все уровни понимания: что такое процессы, какие у них цели, кто исполнители и чем они занимаются. Поэтому при внедрении процессного подхода нужен либо хороший административный ресурс, либо время, чтобы объяснять, убеждать, учить, пробовать.

Наша история начиналась примерно так же. У некоторой части сотрудников было понимание, что надо изменять что-то в организации. После изучения лучших практик сложилось понимание, что надо внедрять процессный подход. Ресурсы - немного свободного от основной деятельности времени и поддержка администрации.

Мы начали разработку приложения для документирования процессов и ресурсов [BP1Step](http://bp1step.ru) - Business Processes First step.

Мы начали в 2011 с составления каталога имевшихся документов: Инструкций, Положений, Описаний и т.п. Затем начали пытаться группировать их по процессам. Уже на этом этапе мы получили единый Каталог документов, где всегда можно было найти свежую версию документа, решить с ответственным за документ вопросы по его улучшению.

Договорились, что все вокруг нас - это процессы, у процесса есть цель и ресурсы, сотрудники исполняют действия, сгруппированные по ролям и достигают результата процесса. Проводили обучение сотрудников, делали Карточки процессов, выделяли процессы, роли и описывали это в BP1Step.

Договорились с руководством, что все служебные записки, приказы и распоряжения рассматриваются только с приложением Карточки процесса, где есть цель и краткое описание процесса. Все тексты таких распорояжений должны ссылаться на процесс и вносить изменения в процесс, уточняя или улучшая его.

При аттестации сотрудников требовали у них знания процессов, в которых они были исполнителями.

Результат

Было дикое сопротивление сотрудников, которые не хотели описывать свою деятельность. Отмазка - мы дико заняты и у нас нет времени. Было нежелание руководства наводить порядок, типа и так все работает.

Прогрессивные сотрудники организации понимали важность и полезность этой системы и проявляли инициативу для ее внедрения и улучшения процессов. Показательные случаи - человек ушел в отпуск, и если документации по его процессам не было - замещающим было очень непросто. Поэтому после выхода из отпуска нужно было описать все в системе. Зато стало проще вносить изменения - брали описание и правили его, а затем требовали исполнения. Появилось авремя и желание улучшать, оптимизировать процессы.

Расширили систему работой с входящей и исходящей корреспонденцией (Письма). Входящие письма поступали по разным каналам, в том числе в электронном с приложениями - файлами в форматах PDF, JPG, DOC и т.д.. Менеджер указывал исполнителей писем контролировал сроки исполнения. Отчеты попадали руководителям.

Начали вести в системе списки Задач, группируя их при необходимости в Требования. Задачи и Требования можно было создать из Входящего письма, назначить исполнителей и указать сроки. Система позволяля получать Перечень мероприятий в виде плана со сроками и ответственными и Отчет с комментариями исполнителей и фактическими сроками и действиями.

С чего начать и что делать?

Права доступа

Объем доступа задается ролями, у пользователя может быть несколько ролей:

Установите и начните использовать BP1Step

Это open-source Rails приложение

Требования к установке:

        Ruby >= 2.6.3
        Docker and Docker Compose
        PostgreSQL
      

Стандартно разверните RubyOnRails приложение

        $ git clone git@github.com:RobBikmansurov/bp1step.git
        $ cd bp1step
        $ docker-compose build
        $ docker-compose run app bundle install
        $ docker-compose run app rake db:create
        $ docker-compose run app rake db:setup
        $ docker-compose up
      

Now you can access the application with your browser on: http://localhost:3000

Обращайтесь к нам

Ответим на ваши вопросы и поможем внедрить наше приложение